15 Consejos para llevar una vida organizada

Casi todo el mundo tenemos la necesidad de llevar una vida organizada. Me considero una persona bastante organizada, pero siempre estoy dispuesta a aprender más sobre organización.

Quizás te interesen estos consejos para llevar una vida organizada. O quizás pienses que ya eres lo bastante organizado, pero te interese saber de la organización de los demás.

En todo caso ahí van algunos breves consejos para organizar tu espacio y tu tiempo:

1. Reduce antes de organizar. Si tienes el armario lleno de ropa, por ejemplo, por muchos organizadores que pongas seguirás teniendo el armario lleno de ropa. Igual pasa con tu tiempo, tus tareas o tus proyectos. La solución: reducir, eliminar y simplificar. Si tienes un armario con 100 prendas y  te quedas con 33 y tiras las que ya no usas, ya no necesitarás un organizador.  Lo mismo pasa con la organización del tiempo: si tienes 20 cosas para hacer hoy y las reduces a solo las tres tareas más importantes, ya no necesitarás un horario. Así que saca todo de tu armario o cajón o cualquier otro contenedor (incluso tu horario), límpialo y vuelve a poner, únicamente, aquellos artículos que realmente te encantan y usas regularmente.Deshazte de todo lo demás.
2. Usa listas de tareas. Usa alguna aplicación o libreta para apuntar todas las tareas que tienes pendientes, separadas por contextos. Libera tu mente y no olvidarás nada. Yo uso Wunderlist para mi listas de tareas, y tengo listas compartidas con mi pareja, como por ejemplo la de la compra o la de los niños.
3. Escríbelo, siempre. Nuestras mentes son algo maravilloso, pero dejan pasar cosas como un filtro. No recordamos las cosas cuando las necesitamos recordar y continuamente las recordamos cuando no las necesitamos. En lugar de usar tu mente como un depósito de cosas que necesitas recordar, escríbelas. Yo llevo siempre una pequeña libreta de bolsillo a todas partes donde voy y escribo las cosas inmediatamente. Luego proceso las ideas y las tareas en el calendario o en mi lista de tareas, así no olvido las cosas. Mantén un omnipresente dispositivo de captura (puede ser la libreta o el móvil) y anota toda idea que se te ocurra.
4. Mantén una bandeja de entrada y procésala. Bueno, realmente necesita dos bandejas de entrada– uno para la casa y otro para el trabajo. Sin embargo mucha gente tiene más que eso. Ten una sola bandeja y pon todo lo que llega allí. Luego, una vez al día (o una vez a la semana en la casa si lo prefieres), procesa tu bandeja de entrada hasta vaciarla. Toma un ítem de la caja y decide qué hacer con él, ahí mismo: tirarlo, delegarlo, archivarlo, ponerlo en tu lista de tareas o hacerlo inmediatamente. Haz lo mismo con el siguiente ítem hasta que tu bandeja de entrada esté vacía. No dejes estas decisiones para después.
5. Ten un lugar para todo. Relacionado con el anterior consejo está aquel de tener un lugar para cada ítem en tu vida. ¿Dónde van tus llaves? Deberías tener un lugar para ellas (cerca de la puerta es el mejor sitio) y nunca las perderás de nuevo. ¿Dónde van tus lapiceros? ¿Y las revistas? Enseña a tus hijos a tener un lugar para cada juguete o cualquier otro artículo en sus habitaciones (aún así, sus juguetes son en su mayoría objetos sin hogar, pero son niños) y ese es un concepto que funciona con adultos también: cada ítem debe tener un lugar, y si no lo tiene, necesitamos escogerle uno. Así, si encuentras algo en tu mesa, en tu cama o en tu escritorio, sabrás que no pertenece allí. El mismo concepto aplica para la información: ¿Tienes un lugar dónde poner toda tu información? Si no, usa alguna aplicación o herramienta donde puedas crear páginas para cada tipo de información de tu vida – horarios, metas, tareas, películas para ver, libros para leer, notas sobre proyectos, etc.
6. Escribe tus tres tareas más importantes y tus grandes rocas y hazlas. Escribe diariamente las tres tareas más importantes del día y semanalmente las tareas “grandes rocas”, y comprométete a hacerlas. Al cabo de un año habrás hecho una gran cantidad de tareas, créeme.
7. Haz una cosa a la vez. La multitarea es antiproductividad (me costó tiempo comprender esto). Focalízate en lo que haces y cuando termines, empieza con otra actividad.
8. Hazlo ahora. La procrastinación es uno de nuestros mayores problemas a la hora de sacar trabajo adelante y organizarnos.
9. Aprende a decir no. Si tenemos la agenda apretada y seguimos diciendo sí a eventos, reuniones, cumpleaños… nuestra vida será de todo menos organizada.
10. Usa bien la agenda. Apunta en la agenda citas y eventos. No uses la agenda para apuntar tus tareas.
11. Guárdalo inmediatamente. La mayoría de la gente tiene el hábito de poner algo en la mesa o en su escritorio con la intención de “guardarlo luego”. Bueno, así es como las cosas se tornan desorganizadas. En cambio, guárdalo inmediatamente, en su lugar. Sólo se tarda unos pocos segundos, y este hábito le ahorrará un montón de tiempo de limpiar, clasificar y ordenar luego. Cuando te veas dejando algo en cualquier parte, para, y fuérzate a guardarlo inmediatamente. En poco tiempo, se convertirá en algo natural.
12. Limpia sobre la marcha. Muy relacionado con el hábito anterior, este hábito es efectivo porque es mucho más fácil limpiar las cosas mientras trabajas o mientras avanza el día que dejarlas apilar y luego hacer una sesión de limpieza después. Por ejemplo, si estás cocinando, trata de lavar los platos al irlos usando, luego limpia todo, en vez de dejar un gran desorden. El mismo principio se aplica a todo lo que hacemos. Si es más fácil hacerlo en pequeños pasos, más probablemente lo haremos. Si hay un gran desorden por limpiar, más fácilmente nos intimidará o abrumará la tarea y la dejaremos para después.
13. Usa GTD. Es el mejor método que conozco para organizar tu vida, tu tiempo y tu trabajo.
14. Establece rutinas y sistemas. Si ya tienes todo limpio y organizado, te podrás sentar y disfrutar del placer que ello brinda. Ser organizado y tener un ambiente de trabajo o un hogar simplificado es tremendamente satisfactorio. Pero el problema es que al cabo de un tiempo, las cosas tienden a desorganizarse y revolverse otra vez.  La solución: necesitas establecer sistemas para mantener el orden. Por ejemplo, el procesamiento de la bandeja de entrada mencionada antes es un sistema: tienes procedimientos específicos para procesar todos los papeles entrantes, y tienes una rutina para hacerlo (una vez al día). Todos los sistemas siguen el mismo esquema – procedimientos específicos y una rutina que se hace a intervalos determinados (tres veces al día, una vez al día, una vez a la semana, una vez al mes, etc.). Es importante que identifiques los sistemas que tienes en tu vida y los escribas para que así los puedas hacer eficientes, simples y organizados. Desarrolla sistemas para tratar con el papeleo y el email, con los niños, con tus horarios, con la compra, la colada, las tareas, el ejercicio y todo lo demás. Una vez que esos sistemas están implementados, necesitarás estar pendiente de mantenerlos en marcha, y así tus cosas se mantendrán organizadas.
15. Simplifica, simplifica, simplifica. Muchas de las tareas, cosas y eventos que hay en nuestra vida no son necesarias, y no nos acercan a lo que es más importante para nosotros. Simplifica todo lo que puedas tu vida y será mucho más fácil organizarte.